Standardowo wymagany dokument powszechnie znany jako kilometrówka. Każdy ptrzedsiębiorca, który chce wliczyć w koszty wydatki związane z używaniem samochodów osobych, w celu prowadzenia działalności gospodarczej, które nie stanowią środków trwałcyh, powinien wypełniać formularz ewidencji przebiegu pojazdu i stale go prowadzić.
Faktyczny przebieg samochodu ustalany jest na podstawie prowadzonej przez podatnika ewidencji przebiegu pojazdu. Dzięki prowadzonej ewidencji przedsiębiorca może ustaloną kwotę wydaną np. na paliwo, wymianę części lub oleju samochodu użytkowanego na cel prowadzonej działalności, zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu.
Prowadzenie ewidencji nie dotyczy wydatków na rzecz pracowników, rozliczanych w ramach miesięcznego ryczałtu pieniężnego. Ewidencja przebiegu pojazdu nie dotyczy także przedsiębiorców korzystających z samochodu osobowego na podstawie leasingu (wyłączając umowę najmu) lub korzystających z innego pojazdu niż samochód osobowy np. ciężarowy.